재택 근무나 비대면 근무가 보편화된 지금, 이를 원활히 수행하는 데 어려움을 겪는 회사들도 있습니다. 가령, 소통 부재, 협업 부족, 업무 진행의 불확실성 등 비대면 근무에 대한 여러 가지 우려를 가지고 계실 수도 있을 것 같습니다. 그러나 적합한 협업 툴을 사용하고, 비대면 근무 경험이 풍부한 전문가의 리드를 따른다면 비대면 근무도 대면 근무 만큼 효율적으로 수행할 수 있습니다.
비대면 업무에 사용되는 다양한 툴 소개
1. Slack
Slack은 팀 내 실시간 메시징과 파일 공유를 위한 협업 도구로, 간단한 논의, 상황 공유, 의견 공유 등을 진행하는 데 탁월합니다. Slack에는 특정 주제에 대한 논의를 체계적으로 관리할 수 있는 스레드, 빠른 음성 및 영상 통화를 제공하는 허들, 개인 간의 1:1 메시지 기능이 있습니다
- 스레드 : 쉽게 말하면 하나의 논의에 대해 ‘댓글’처럼 논의를 진행하는 것입니다. 하나의 주제에 대해 자세히 논의할 수 있다는 장점이 있습니다.
- 허들 : 실시간 음성 및 영상통화를 제공하는 기능입니다. 다른 툴을 사용하지 않고도, 슬랙 내에서 즉각적인 의사소통을 가능하게 합니다. 슬랙 앱 내의 헤드셋 아이콘을 클릭하여 진행할 수 있습니다.
2. Zoom 과 Google Meet
원포인트 고객사라면, 이미 ‘매칭 컨설팅’과 ‘인터뷰 세션’을 통해서 비대면 미팅 경험이 있으실 것 같습니다.
Zoom과 Google Meet는 팀과의 화상 회의 및 실시간 소통을 위해 사용되는 툴입니다. Zoom은 고화질 화상 회의, 화면 공유, 녹화 기능을 제공하며, Google Meet는 간편한 구글 캘린더 연동과 브라우저 기반 화상 회의를 제공한다는 장점이 있습니다.
3. Google Calendar
구글 캘린더는 중요한 일정과 마일스톤을 관리하고 팀원과 공유하는 도구입니다. 사용자는 일정을 간편하게 추가하고, 수정하며, 반복 일정을 설정할 수 있어 시간 관리를 체계적으로 할 수 있습니다.
구글 미트와 같은 통합 협업 도구와의 연동은 회의 일정을 손쉽게 잡을 수 있게 하고, 세밀한 보안 및 권한 설정은 필요한 사람만 일정을 볼 수 있도록 해줍니다.
매주 반복되는 정기 회의라면 구글 캘린더의 ‘반복’ 기능을 활용해보세요. 원포인트에서는 전문가 – 고객사 간 주간 정기 회의를 진행하는 경우가 많습니다. 매주 정기 미팅을 통해, 주간 각자 진행해야 할 업무들을 논의하고, 전주 업무에 대한 회고와 개선을 진행합니다.
4. Notion
노션은 프로젝트 관리와 협업 문서 작성을 위한 종합적인 작업 공간 툴입니다. 작업 관리, 문서 작성, 데이터베이스 생성, 프로젝트 트래킹 등을 한 곳에서 할 수 있어 진행 중인 프로젝트를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
또한, 사용자가 커스터마이징 가능한 템플릿을 제공해 업무 흐름을 최적화 할 수 있으며, 실시간으로 업데이트할 수 있어 생산성을 극대화할 수 있습니다.
또한 노션에서는 업무 생산성 향상을 위한 5000여 개의 다양한 템플릿을 제공하고 있고, 사용자에 맞게 커스터마이징도 가능합니다. 아래 링크를 통해 노션의 다양한 템플릿을 살펴보세요.
또, 개인 작업을 위한 공간과 협업 작업 공간을 위한 공간을 따로 선택할 수 있으며, 손쉽게 병합이 가능하다는 편리함이 있습니다. 위의 이미지 자료에 나오는 것과 같이, 사용 권한 수준 기능을 통해 원하는 대로 다른 사용자의 액세스 수준을 지정하는 것이 가능합니다.
5. Google Drive
구글 드라이브는 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 등의 파일 저장 및 공유를 위한 도구입니다. 특히, 협업을 진행할 때는 사용자 여러 명이 동시에 실시간으로 문서 작업을 할 수 있을 뿐더러, 링크를 통해 간편하게 파일을 공유하고 전달할 수 있어 매우 간편합니다.
처음에는 이러한 툴에 적응하는 것도 어려울 수 있습니다. 하지만 해당 툴들에 익숙한 마케팅 전문가가 리드하는 대로 따라가면 쉽게 익힐 수 있을 뿐더러, 전문가와의 업무를 마무리한 후에도 조직 내 마케팅 시스템 정립을 할 수 있다는 큰 장점이 있습니다.
지금까지 다양한 협업 툴들에 대해 알아보았다면, 전문가와의 협업 시 구체적인 활용 방법을 단계별로 알아보도록 하겠습니다.
본격 전문가와 비대면 업무 시작하기
1. Slack 채널에 입장 후 인사 나누기
원포인트 매칭 종료 후, 계약이 마무리되면 협업을 위한 첫번째 툴, Slack에 초대드립니다. 채널에 입장 후 고객사 – 전문가 간 인사를 나누고, 추가 초대 필요한 인원들을 초대합니다.
또한 아래 사진처럼 채널 내 알림 설정을 완료해주세요. 알림 설정이 되지 않으면 중요한 메시지를 놓치는 경우가 생깁니다.
2. 전문가와 킥오프 미팅 조율하기
첫 인사를 마치고 나면, Slack 스레드 기능을 활용해 전문가와의 킥오프 미팅 일정을 조율합니다. 미팅 일정이 확정되면, 구글 미트 혹은 줌 링크를 생성 및 공유해 화상 미팅에 참여하도록 합니다. 보통 전문가님이 미팅 일정 조율 리드해주시게 되므로, 툴 사용이 익숙하지 않아도 걱정하지 않으셔도 됩니다.
3. 효율적인 업무 방식을 정하고 협업하기
미팅이 시작되면, 전문가의 안내에 따라 효율적인 비대면 업무 방식을 설정합니다. 이때 추후에 있을 정기 미팅이나 프로젝트 관련 일정을 구글 캘린더에 등록하여 팀원들이 쉽게 공유하고, 회의 이후에도 잘 기억할 수 있도록 합니다. 또, 회의 중 문서와 자료의 실시간 공유는 구글 드라이브를 통해 원활하게 이루어질 수 있게 합니다.
4. 더 효율적으로 비대면 업무를 진행하고 싶다면?
협업 툴의 도움으로 업무가 수월해지고 효율이 극대화될 수 있지만, 좋은 커뮤니케이션 방식의 중요성 또한 빼놓을 수 없습니다. 원포인트 오리지널 콘텐츠 중 하나인 [프리랜서와 똑똑하게 협업하는 법]을 참고하는 것도 좋은 방법입니다. 해당 콘텐츠는 프리랜서와의 커뮤니케이션 방식, 프로젝트 업무 관리나, 관계 구축 등에 대한 유익한 팁과 노하우를 담고 있습니다.
위에서 소개한 협업 툴들은 기업의 디지털 전환 및 마케팅 효율화에 필수적이라고 해도 과언이 아닐 정도로 이미 범용적으로 사용되고 있는 도구들입니다.
당장 보기에는 사용법이 복잡해 보일 수 있지만, 전문가의 리드 하에 쉽게 사용할 수 있기 때문에 어렵지 않게 활용하실 수 있으니 걱정하지 않으셔도 됩니다. 처음 익히는 단계에는 어느 정도의 수고가 필요할 수 있습니다. 하지만 툴 사용에 익숙해진다면 전문가와의 업무를 마무리한 후에도 내부 마케팅 시스템의 효율과 개선에 장기적으로 큰 도움이 될 것입니다. 또한 슬랙 채널 내에 원포인트 담당자가 항상 상주하고 있으니, 처음 시작에 어려움을 겪고 계신 경우 적극적으로 도움드리고 있습니다.
비대면 업무, 생각보다 어렵지 않습니다. 대면 정규직 채용에 어려움을 느끼고 계신다면? 대행사와의 업무가 실시간으로 이뤄지지 않아 답답한 부분이 있다면? 원포인트 전문가 고용을 고민해보세요.
